北京城乡贸易股份有限公司按照建立现代企业制度的要求，从1997年开始运用北京奇正软件系统有限公司等软件厂商开发的软件，实现了企业财务系统信息化和业务进、销、存管理，大大提高了企业经营管理的水平，取得了良好的社会效益和经济效益。

    一、领导重视是实现企业信息化管理的关键 　

　应用计算机网络和财务软件，建立和完善企业管理信息系统，形成规范的企业管理机制，提高企业管理水平，是实现经营科学化管理，建立现代企业制度的客观要求。这是标本兼职，摆脱主观、盲目的传统管理模式束缚，用数字找规律，靠科学出效益，提高决策的科学性、准确性经营管理的手段。面对商业企业国际化、规模化、连锁化发展的态势和商业激烈竞争的形势，1997年公司从企业长远发展考虑，提出了彻底改变传统、落后的管理状况，将现代化管理手段计算机信息网络技术科学的引入企业，全面实现经营信息化管理，以此来提高企业工作效率，提高企业科学管理程度，提高企业适应市场经济的竞争能力。

    计算机信息化网络系统具体实施过程，是全面实现经营信息化管理的过程，是人机合一配合的过程，是一项系统工程。在这个过程中，董事长兼总经理周和平从始致终将此项工作放在首位，当成重要工作来抓，强调提出了“在计算机应用上不搞花架子，坚持投资少、重实效”的原则，公司计算机网络系统总投资只用了662.4万元。由于领导的高度重视和强有力的支持以及建立了相应的工程项目管理和运作机制，在有关部门的共同努力下，大家克服种种困难，使计算机信息网络系统各子系统保质保量如期完成。

    二、以人为本规范制度是实现信息化的保障    

    计算机信息化网络系统具体实施过程，是以管理信息化带动企业管理信息化，促进企业经营管理水平不断提升的过程。在这个过程中，公司注重计算机信息的实际应用工作，将企业物流、资金流经过科学疏理融入计算机语言和企业各项管理制度之中，规范了商品流转的各个环节，强化了业务流程全过程的控制、统一、规范与分析的经营模式，促使经营行为的规范化、合理化、科学化。根据计算机信息化管理要求，公司重新制定企业《商品进、销、存业务管理计算机管理办法及业务流程》以及《录入人员岗位责任制》等各项管理制度。

    计算机系统为管理人员提供了一个管理工具，要用好它，使它能充分发挥作用，要通过各种形式使企业员工，特别是管理者接受新思想、新方法、新技术的培训教育，增强信息意识、管理意识和竞争意识，提高各级管理人员的计算机应用水平的能力。因此，在计算机系统开始建设的同时，全员培训工作也同步开始。为使各级管理人员能充分理解，使用好计算机系统，培训分为三个步骤：第一，全面介绍商业计算机系统的软件功能，使大家对计算机系统有了一个总体概念。同时，对Windows系统及常用办公软件的使用也进行了培训。第二，开发人员深入现场，有针对性的对各岗位进行专业培训，提高计算机的应用效率。第三，进入提高阶段。在各级管理人员对信息化管理局有认识的基础上，公司又安排了有关专家对计算机信息化管理的现状与未来的发展方向进行了全面介绍，通过了解、学习，与开发人员及专家的交流，使企业管理人员对现代化企业信息管理形成了一个清晰的概念，并能运用到实际的管理工作中去。

    三、通过计算机信息化管理，加强了商品流转过程的控制 　

　在信息化管理之前，商品流转过程中存在很多问题，比如，资产的保全性差，商品损失大。个别经营单位缺乏动态管理，形成大量得知销、呆销商品；经济责任人于实物及账目负责人实行三位一体，缺少制约机制；销售折扣商品，缺乏有效监督，随意性大；管理手段落后，分散进货，分散管理，透明度低，经销库存大，结构不合理，占用资金多，资金周转率低；财务会计核算因受手工制约，只能核算到商品类别，以商品类别计算成本结转综合毛利率，人为多转少转毛利情况时有发生。对代销商品结账，完全依据业务提供的数据，财务人员被动结账，造成大量代销商品转经销，使自营商品滞销、呆销库存增加，增大企业潜亏；核算员按公司规定对贵重商品价格在200元以上的进行单品核算，因票货不同行，记录的账目严重滞后，又因散仓和前台账目合一，账目中的库存数量不够真实，账目有库存数量，实际前台已售出，是进货缺乏依据，盲目性大，凭经验，造成有时断档，有时积压，影响正常销售。 实现计算机网络系统信息化管理后，企业经营财务管理发生了如下变化：

    1．实现了业务流程的自动化。反映商场物流、资金流、票据流的信息流程，通过计算机系统可由原来的手工操作变为机器操作，如：商品到货后，将商品编码、零售价、供应商编码等单据信息输入计算机，建立计算机数量、金额商品帐，通过收款机子系统，收款员只要输入商品前台码、数量，收款机能自动显示收款员应收款数据，营业终了计算机中心自动收集各种销售数据，并于当晚打出全商场主要销售报表，第二天经过核对无误由计算机自动生成三级帐，做进销存日报。计算机生成进销存报告单后即可由财会人员自动生成记账凭证。

    2．实现了会员卡功能。通过计算机管理，从会员卡中收集了大量的客户信息，了解了客户的年龄、住址、文化程度以及联系电话等情况，搭起了企业和顾客的桥梁，为企业调整商品结构、开展灵活多样的促销活动，提供了功能支持。

    3．实现了对商品的单品管理。采取单品进价管理，对每一个商品的价格、库存、成本、销售等各方面进行控制、管理、分析、决策，特别是对频繁的零售价格变动，达到了有效的管理。在税款提交过程中，都是根据不同税率按单品的实际进项额提缴的，使成本核算更加准确。

    4．实现了对销售的实时监控。通过统一收款，提高了企业管理的透明度，有效的制止了收益的流失。使商品销售中的优惠幅度和权限得到了有效的控制。

    5．实现了价格统一管理，打破了原来楼层管理的概念，全商场商品定价、变价、审价按统一要求，级绝了同一种商品多源头进货，价格不统一的问题，提高了企业形象。

    6．实现了商品进货滞销售全过程的严格管理。对商品库存分散仓、前台设帐管理，增加了库存商品管理的透明度，建立过时规格型号的商品，及时向厂家更换新品种的制度。是商品适销对路，减少商品积压、滞销、呆销。在商品进货管理中，通过计算机控制进货权，使本市、外阜进货数量得到有效控制，以销定进，加强了事前控制、事后分析，加强了库存商品资金定额考核管理，加快商品资金周转。加强了商品孙以控制，现在前台实物与账目分离，加强了商品盘点的抽查工作。对柜台摆放的样品，实行定期更换，及时变价出售的实物负责制，减少了样品损失。通过采取以上措施，商品盘点出公司规定的合理损耗外，没有产生商品损失。

    7．实现了供货厂商的管理纳入企业经营规范之中。引厂进店的厂商直接由业务部门统一管理，建立必要的资格审查和审批程序。由计算机定期打印出各厂家销售排名，促进了各厂家之间的竞争，使供货厂家的经营积极性大大提高，使企业的宝贵资源得到了充分利用，使企业的有限经营面积能过创造出更多的效益。同时，增进了与供货商的伙伴关系。对供应商的结算能过做到及时、准确、透明，提高了企业信誉，在商品结算中，通过计算机了解代销结算商品明细，决定代销商品结算金额，解决代销转经销问题。

    四、通过计算机信息化管理，大大提高了工作效率和工作质量，降低了人工成本    

    管理信息化前，企业核算及会计机构庞大，核算员160多人，财务人员80多人，统计员14人，以上所有人员整日忙于算账，记账等事务性工作中。无论是会计、统计、核算员在统计数据时，完全依靠手工，工作量大，准确性差，速度慢，数据失真程度大。计算机信息网络化后，及时调整了会计结构，由原来二级核算改为一级核算，财务管理人员原来有258人，精简为48人，财会工作由原制单为主，变为复核确认为主，工作量大大减少。实行一级核算财务管理后，加强和改善了企业财务资金管理，实现了九个统一，即：统一银行账户管理、统一税费征纳管理、统一发票管理、统一实行内部银行资金管理、统一信贷管理、统一财务收支管理、统一会计核算和政策、统一会计人员管理、统一结算管理。

    在会计工作分工上强化了内部控制，原来按楼层核算，财务科长主管一个经营处核算，现按成本、出纳会计、结算、稽核划分四个部分。由于分工专一和细化，不仅提高了工作效率，而且部门负责人可集中精力抓好管理工作，做好事前审核，事后分析工作，及时发现问题、解决问题。同时，也加强了公司部门之间的工作制约。     计算机系统网络化后，不仅大大提高了工作质量，解决了长期以来手工统计不真实、不准确的问题，而且减少了工作强度，财会人员从繁琐的记账、算账、对帐、调帐与制作报表等事务性工作中解脱出来，真正实现从核算会计向管理会计转变。目前，财务会计人员全面负责从商品基础信息录入、商品出入库成本核算、出纳结算，到编制会计报表、财务分析和统计工作。从财务人员工作量来讲，会计人员1/3的时间做会计核算工作，2/3的时间在做管理与分析工作。

    五、通过计算机信息化管理，为提高企业经济效益发挥了显著作用 　

    公司计算机信息系统从销售、库存到统计分析，为各级管理人员提供了量化的分析报表，为各级经营者正确决策提供可靠的信息支持。目前系统提供的报表达150种，使经营者能及时、准确了解畅销、滞销商品和一系列经营管理环节，使企业能够以全新的经营布局面对市场，经营者由原来考增大库存、增大流动资金，变为靠挖潜、靠管理、靠合理布局、靠整体素质来提高企业经济效益。

     今后，公司将利用最新计算机信息技术手段，为企业经营者提供企业的经营状况的同时，为企业经营者提供强有力的决策支持手段，帮助领导分析企业效益的产生、费用的控制、风险的避免以及把握发展机遇等等。与子公司各终端连接起来，使各终端数据能够及时反映到公司信息系统上来，为企业规模经营创造良好的条件。